Datenschutzerklärung

Wir, der Betreiber von AmtKlar Pro, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Registrierungsdaten

Bei der Registrierung erheben wir:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Account-Erstellungsdatum

2.2 Dokumentendaten

Bei der Nutzung der Plattform verarbeiten wir:

• Hochgeladene Behördenbriefe (PDFs oder Bilder)
• Extrahierten Text aus den Dokumenten
• Von der KI generierte Analysen und Erklärungen
• Vom Nutzer hinzugefügte Notizen
• Fristen und Erinnerungseinstellungen

2.3 Nutzungsdaten

Automatisch erfasste Daten:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Zugriffszeitpunkte
• Verwendete Funktionen

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für Marketing-Kommunikation
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Sicherheits- und Analysezwecke
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

4. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie notwendig:

• Account-Daten: Bis zur Löschung des Accounts
• Dokumente: 24 Monate nach letzter Bearbeitung
• Nutzungsdaten: 12 Monate
• Zahlungs- und Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende (gesetzliche Aufbewahrungspflichten)

5. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen weiter:

• An IONOS (1&1) als Hosting-Provider in Deutschland
• An Zahlungsdienstleister (Stripe, PayPal, etc.) für die Abwicklung von Zahlungen
• An KI-Dienstleister für die Dokumentenanalyse (z.B. OpenAI-API, Daten werden anonymisiert/gekürzt)
• Bei gesetzlicher Verpflichtung an Behörden

6. Sicherheitsmaßnahmen

Wir setzen umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen ein:

• Verschlüsselung aller Datenübertragungen (TLS/SSL)
• Hosting in Deutschland durch IONOS mit hohen Sicherheitsstandards
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Sichere Authentifizierungssysteme
• Regelmäßige Backups der Daten

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

• Auskunftsrecht über gespeicherte Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung Ihrer Daten (Recht auf Vergessenwerden)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: contact@amtklarpro.de

8. Cookies und Tracking

Wir verwende folgende Arten von Cookies:

• Notwendige Cookies: Für die Grundfunktionen der Plattform (Session-Cookies)
• Funktionale Cookies: Für Benutzereinstellungen und Präferenzen

Wir verwenden keine unnötigen Tracking-Cookies. Sie können Cookies in Ihren Browsereinstellungen deaktivieren oder löschen.

9. Besondere Hinweise

Die Verarbeitung Ihrer Dokumente erfolgt automatisiert durch KI-Systeme. Die Ergebnisse sind als Hilfestellung zu verstehen und sollten stets kritisch geprüft werden.